ORIENTAÇÕES - CONTRATAÇÃO E COMPROVAÇÃO DE PUBLICIDADE INSTITUCIONAL

ATENÇÃO FORNECEDOR:

Visando maior transparência aos atos de publicidade do Município de Igrejinha, siga o fluxo e orientações de contratações e liquidações de publicidade:

A aceitação em executar os serviços obriga a empresa a cumprir, até a data da realização do pagamento, as seguintes exigências:

A. Estar regularmente constituída para executar a atividade para a qual foi contratada;

B. Estar regular perante a Receita Federal, com a atividade econômica compatível com o serviço a ser executado;

C. Estar regular perante o FGTS;

D. Não estar inscrito no CADIN do Governo do Estado do Rio Grande do Sul;

E. Estar regular perante a Fazenda Municipal da sede da empresa;

F. Não ter impedimento judicial para contratar com o Poder Público de todas as esferas;

G. Efetuar a apresentação da nota fiscal e do comprovante de execução dos serviços, conforme orientações.

Para que a liquidação seja realizada, após a prestação do serviço de publicidade, seguiremos o seguinte roteiro:

DA CONTRATAÇÃO DE PUBLICIDADE

1 - A proposta deve ser enviada com pelo menos 10 dias de antecedência para análise de viabilidade, por e-mail: eduardo@igrejinha.rs.gov.br / gabinete@igrejinha.rs.gov.br contendo:

1.1 - descrição do objeto, peculiaridades do serviço, valor unitário e total;

1.1.1 - Havendo bonificação, deverá ser enviado com a proposta o termo de bonificação, conforme modelo disponível abaixo.

1.2 - número do Cadastro de Pessoa Física - CPF ou do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ do proponente;

1.3 - endereços físico e eletrônico e telefone de contato;

1.4 - data de emissão; e

1.5 - nome completo e identificação do responsável.

2 - A proposta será analisada pelo Departamento de Comunicação.

2.1 - Após análise, a empresa será comunicada da decisão por e-mail;

2.2 - O serviço somente poderá ser realizado/veiculado mediante a expedição e envio da Ordem de Compra, que conterá o plano de mídia completo na descrição do serviço.

3 - No momento do envio da Ordem de Compra, a Equipe de Comunicação do Município de Igrejinha enviará o material a ser veiculado, e acompanhará posteriormente a veiculação nos termos da proposta e da Ordem de Compra emitida.

DA EMISSÃO E LIQUIDAÇÃO DE NOTAS

4 - Após a finalização do serviço contratado, a empresa deverá emitir a Nota Fiscal contendo:

4.1 - os dados bancários para pagamento;

4.2 - o número da ordem de compra de referência;

4.3 - Endereço de entrega e cobrança: o endereço para a entrega de todo documento de cobrança e de comprovação da veiculação realizada será o constante na Ordem de Compra;

5 - Documentos que não forem entregues, conforme orientações, serão devolvidos para ajustes ou cancelamento.

5.1 - Não serão aceitas notas fiscais com rasuras ou emendas.

6 - É de inteira responsabilidade do veículo a apresentação das declarações quando houver alguma imunidade tributária.

7 - Empresas optantes pelo Simples ou entidades sem fins lucrativos devem enviar a declaração de isenção original, em papel timbrado da empresa, com o carimbo do CNPJ, nome completo e legível do responsável, seu cargo, RG, CPF e assinatura e, ainda, deve constar o carimbo de imunidade fiscal na nota fiscal.

7.1 - A falta desse documento ou do carimbo na NF acarretará a retenção do imposto na fonte, de acordo com legislação vigente, ou, ainda, a devolução do documento fiscal para cancelamento e correções.

8 - Em caso de pagamento com a retenção dos impostos, não será possível a devolução de valores.

9 - Os pagamentos somente serão efetuados mediante documentação completa e correta.

COMPROVAÇÕES DE VEICULAÇÃO

10 - COMPROVAÇÃO para JORNAIS E REVISTAS IMPRESSOS, deverá vir, acompanhado da Nota Fiscal:

10.1 - ao menos um exemplar impresso;

10.2 - a nota fiscal da impressão dos exemplares, visando comprovar a tiragem do jornal, emitida pela gráfica contra o veículo de comunicação, indicando a tiragem;

10.3 - a declaração da gráfica (modelo abaixo) que ateste a impressão do material.

10.3.1 - Quando a impressão do jornal/revista for feita pelo próprio veículo em parque gráfico próprio, este deverá emitir declaração própria (modelo também abaixo);

10.4 - enviar um exemplar completo em PDF, original e com boa qualidade , armazenado em um pendrive ou CD; Jornais que não tenham o nome do jornal, a data de veiculação e o número de páginas em todas as páginas do veículo deverão emitir uma declaração (papel timbrado da empresa, carimbo de CNPJ, nome completo e legível do responsável, cargo, RG, CPF e assinatura), informando o jornal, a data e a página que veiculou o anúncio.

11 - COMPROVAÇÃO para JORNAIS E REVISTAS DIGITAIS, deverá vir, acompanhado da Nota Fiscal:

11.1 - exemplar completo em PDF, original e com boa qualidade, armazenado em um pendrive ou CD; Jornais que não tenham o nome do jornal, a data de veiculação e o número de páginas em todas as páginas do veículo deverão emitir uma declaração (papel timbrado da empresa, carimbo de CNPJ, nome completo e legível do responsável, cargo, RG, CPF e assinatura), informando o jornal, a data e a página que veiculou o anúncio.

11.2 - caso seja enviado por lista de transmissão, mailing de e-mail e afins, prints que comprovem a distribuição do material, visando comprovação do alcance, armazenado em um pendrive ou CD;

11.3 - Para casos de contratações mensais, não é necessário um pendrive/CD por publicação, podendo englobar todos os conteúdos do mês, contanto que sejam da mesma nota fiscal;

12 - COMPROVAÇÃO para SITES DE NOTÍCIAS deverá vir, acompanhado da Nota Fiscal:

12.1 - Relatórios de entrega de impressões do Google Analytics ou plataforma similar confiável (tais como IVC ou outro auditor independente, desde que credenciado pelo CENP, com a indicação de todos os locais de distribuição com endereço e referências completas) que comprovem o alcance da publicidade;

12.2 - Prints de tela que comprovem a veiculação do material proposto; nele deve constar o nome do portal e a data da impressão. Para comprovação de diárias, enviar 1 print de cada dia referente às datas autorizadas/veiculadas; e quando for período (mês), deverá constar ao menos 2 prints, sendo um do 1º dia da veiculação e outro do último dia da veiculação.

12.3 - O relatório de entrega das impressões deverá ser emitido por dia, canal, formato e deve constar a quantidade de impressões ou cliques ou views (de acordo com a compra) por dia e o total. Para as diárias, também informar a quantidade de impressões entregues.

13 - COMPROVAÇÃO para TELEVISÃO E RÁDIOS deverá vir, acompanhado da Nota Fiscal:

13.1 - Comprovante, que deve constar o período da veiculação; o mês/ano de exibição; os horários; e as datas das veiculações (essas informações não podem ser previsões, e sim reais).

13.1.1 - O comprovante deve ser emitido em papel timbrado ou via sistema, desde que conste o logo da empresa/veículo.

13.1.2 - Deve ser carimbado (o carimbo deve conter os mesmos dados da NF, da razão social, do CNPJ, do endereço), com nome completo e legível, assinado, com RG e CPF descritos e com menção ao cargo do representante legal do veículo que assina.

13.1.3 - Data de emissão dos comprovantes deve ser após o término da veiculação.

13.2 - O relatório de entrega das inserções deverá ser emitido por dia, hora de exibição, duração, peça e programa exibido.

14 - COMPROVAÇÃO para MÍDIA OOH, DOOH, ELETRÔNICA deverá vir, acompanhado da Nota Fiscal:

14.1 - Comprovante, que deve constar o período da veiculação; o mês/ano de exibição; os horários; e as datas das veiculações (essas informações não podem ser previsões, e sim reais).

14.1.1 - O comprovante deve ser emitido em papel timbrado ou via sistema, desde que conste o logo da empresa/veículo.

14.1.2 - Deve ser carimbado (o carimbo deve conter os mesmos dados da NF, da razão social, do CNPJ, do endereço), com nome completo e legível, assinado, com RG e CPF descritos e com menção ao cargo do representante legal do veículo que assina.

14.1.3 - Data de emissão dos comprovantes deve ser após o término da veiculação.

14.2 - É obrigatório o envio da tabela de preços vigente junto com a comprovação.

14.3 - Relatório de entrega, detalhado com todas as informações de endereço do local contratado/veiculado e relatório de imagens (em boa qualidade), comprovando a exibição da campanha.

14.4 - Em caso de uso de algum software e/ou ferramenta para coleta de dados, se faz necessária uma declaração informando o detalhamento da fonte.

14.5 - Para o painel estático a comprovação das fotos deverá ser 100%.

14.6 - A comprovação de fotos com boa visibilidade (diurnas e noturnas), no caso de painéis com iluminação, e todas as fotos devem ser datadas do início da campanha até o término da campanha.

14.7 - Também enviar um pendrive ou CD com todas as fotos do início da campanha e do término da campanha.

15 - COMPROVAÇÃO para MOBILIÁRIO URBANO, ABRIGO DE ÔNIBUS, EVENTOS E DEMAIS MEIOS deverá vir, acompanhado da Nota Fiscal:

15.1 - Comprovante, que deve constar o período da veiculação; o mês/ano de exibição; os horários; e as datas das veiculações (essas informações não podem ser previsões, e sim reais).

15.1.1 - O comprovante deve ser emitido em papel timbrado ou via sistema, desde que conste o logo da empresa/veículo.

15.1.2 - Deve ser carimbado (o carimbo deve conter os mesmos dados da NF, da razão social, do CNPJ, do endereço), com nome completo e legível, assinado, com RG e CPF descritos e com menção ao cargo do representante legal do veículo que assina.

15.1.3 - Data de emissão dos comprovantes deve ser após o término da veiculação.

15.2 - É obrigatório o envio da tabela de preços vigente junto com a comprovação.

15.3 - Relatório de entrega, detalhado com todas as informações de endereço do local contratado/veiculado e relatório de imagens (em boa qualidade), comprovando a exibição da campanha.

15.4 - A comprovação de fotos com boa visibilidade (diurnas e noturnas), no caso de painéis com iluminação, e todas as fotos devem ser datadas do início da campanha até o término da campanha.

15.5 - Também enviar um pendrive ou CD com todas as fotos do início da campanha e do término da campanha.

BONIFICAÇÕES

16 - para as inserções/impressões veiculadas fora do contratado e que excedam o autorizado, por favor, envie carta de bonificação endereçada ao Município de Igrejinha (devidamente datada, carimbada e assinada), informando que as

inserções/impressões excedentes não serão cobradas futuramente.

CASOS OMISSOS

17 - Os casos omissos serão dirimidos pela legislação de licitações e contratos vigente no momento da contratação.

CONTATOS

Gabinete do Prefeito

Coordenação de Relações Públicas

Assessoria de Comunicação

Assessoria Executiva

Assessoria de Gabinete

(51) 3549-8600

RAMAL 1209

gabinete@igrejinha.rs.gov.br